Protokolle der Eigentümerversammlung und Beschlusssammlung: was du vor dem Wohnungskauf prüfst

Protokoll und Beschlusssammlung: zwei Unterlagen mit zwei Aufgaben

Das Protokoll zeigt, was in einer Versammlung besprochen und entschieden wurde. Die Beschlusssammlung listet, was in der Gemeinschaft heute gilt. Für die Kaufprüfung brauchst du beides.

Die Eigentümergemeinschaft trifft sich mindestens einmal im Jahr zur Eigentümerversammlung, so verlangt es § 24 Abs. 1 WEG. Über die gefassten Beschlüsse muss unverzüglich eine Niederschrift entstehen. Die Niederschrift unterschreiben der Versammlungsleiter, ein Eigentümer und, falls es einen Verwaltungsbeirat gibt, dessen Vorsitzender (§ 24 Abs. 6 WEG). Viele Verwaltungen schreiben mehr hinein als die reinen Beschlüsse, etwa den Bericht über Schäden am Haus, Wortmeldungen und die Abstimmungsergebnisse. Genau diese Passagen sind für dich wertvoll. Sie zeigen, worüber die Eigentümer reden, bevor etwas beschlossen ist.

Die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG ist knapper. Sie enthält den Wortlaut der Beschlüsse, fortlaufend nummeriert und mit Ort und Datum. Darin stehen auch Beschlüsse, die ohne Versammlung in Textform gefasst wurden (§ 23 Abs. 3 WEG), sowie die Urteilsformeln aus Gerichtsverfahren der Gemeinschaft. Wurde ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, muss das vermerkt sein. Geführt wird die Sammlung vom Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG). Sie reicht bis zum 1. Juli 2007 zurück, ältere Beschlüsse findest du nur in alten Protokollen.

Für dich als Käufer zählt vor allem ein Satz im Gesetz. Beschlüsse der Gemeinschaft wirken gegen einen neuen Eigentümer, ohne dass sie im Grundbuch stehen müssen (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG). Was vor deinem Kauf beschlossen wurde, gilt also für dich, ob du es gelesen hast oder nicht. Eine Ausnahme gilt für Beschlüsse auf Grundlage einer Öffnungsklausel in der Gemeinschaftsordnung. Sie binden dich nur, wenn sie im Grundbuch stehen.

Wer dir die Unterlagen gibt

Als Kaufinteressent gehörst du noch nicht zur Gemeinschaft und hast deshalb kein eigenes Einsichtsrecht. Das Recht liegt beim Verkäufer. Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). In die Beschlusssammlung darf auch ein Dritter schauen, den ein Eigentümer dazu ermächtigt hat (§ 24 Abs. 7 WEG).

In der Praxis gibt es zwei Wege. Entweder schickt dir der Verkäufer die Protokolle aus seinen eigenen Unterlagen oder er gibt dir eine schriftliche Vollmacht, mit der du sie direkt beim Verwalter anforderst. Der zweite Weg ist meist vollständiger, weil Eigentümer nicht jedes Protokoll aufheben.

Diese Unterlagen forderst du an:

• die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre, außerordentliche Versammlungen eingeschlossen
• die vollständige Beschlusssammlung
• die Einladung mit Tagesordnung zur nächsten Versammlung, falls sie schon verschickt ist
• den letzten Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG, der den Stand der Rücklage zeigt
• Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung, die im Ratgeber Unterlagen beim Wohnungskauf beschrieben sind

Die Tagesordnung der kommenden Versammlung wird oft vergessen. Steht dort „Dachsanierung, Beschluss über Maßnahme und Finanzierung”, weißt du, was in wenigen Wochen entschieden wird, vielleicht erst nach deinem Notartermin.

Fehlen Protokolle oder kommen sie nur bruchstückhaft, frag nach dem Grund. Manchmal liegt es an einem Verwalterwechsel, bei dem die Unterlagen noch übergeben werden. Bleibt die Lücke bestehen, ist sie selbst ein Befund.

So liest du die Protokolle

Lies die drei Jahre in zeitlicher Reihenfolge und verfolge jedes Thema über die Jahre. Ein Punkt, der in einem einzelnen Protokoll harmlos klingt, bekommt Gewicht, wenn er jedes Jahr wiederkehrt. Drei Fragen helfen dabei.

1. Welche Themen tauchen mehr als einmal auf und was ist zwischen zwei Versammlungen damit passiert?
2. Wie wurde abgestimmt? Knappe Mehrheiten und Anträge, die mehrmals scheitern, zeigen eine Gemeinschaft, die sich schwer einigt.
3. Wie wurde eine beschlossene Maßnahme bezahlt, aus der Rücklage, über eine Sonderumlage oder noch gar nicht?

Danach legst du die Beschlusssammlung daneben. Dort siehst du, ob ein Beschluss angefochten wurde und ob es Urteile gibt. Steht ein Beschluss im Protokoll und fehlt in der Sammlung, ist das eine Rückfrage an den Verwalter wert.

Diese Themen machen den Kauf teurer oder riskanter

Beschlossene und vertagte Sanierungen

Bei einer beschlossenen Sanierung stehen Kosten und Finanzierung meist schon fest, du kannst sie also einrechnen. Heikler ist die vertagte. Sie zeigt, dass ein Problem bekannt ist und noch niemand bezahlt hat. Wird sie nach deinem Kauf beschlossen, trägst du deinen Anteil. Die großen Posten am Gemeinschaftseigentum sind Dach, Fassade, Fenster, Heizung, Leitungen und Balkone.

Sonderumlagen und Rücklagenentnahmen

Eine Sonderumlage ist eine Zahlung zusätzlich zum Hausgeld, wenn das Geld der Gemeinschaft für eine Maßnahme nicht reicht. Eine Entnahme aus der Erhaltungsrücklage ist bei größeren Arbeiten der Normalfall. Kritisch wird es, wenn die Rücklage danach fast leer ist oder wenn regelmäßig laufende Kosten aus ihr bezahlt werden. Dann fehlt das Polster für die nächste Maßnahme. Wie du die Höhe der Rücklage einordnest, steht im Ratgeber Instandhaltungsrücklage prüfen.

Achte auch auf Beschlüsse über ein Darlehen der Gemeinschaft. Nimmt die WEG einen Kredit auf, fließen Zins und Tilgung über Jahre ins Hausgeld.

Hinweise auf Feuchtigkeit, Dach und Heizung

Schäden stehen oft zuerst im Bericht des Verwalters und erst ein oder zwei Jahre später in einem Beschluss. Wörter wie Feuchtigkeit, Wasserschaden, Schimmel, undicht, Gutachten oder Sachverständiger markieren die Stellen, an denen du genauer liest. Bei der Heizung zählen das Alter der Anlage und die Frage, ob ein Austausch schon besprochen wurde. Welche gesetzlichen Pflichten nach einem Eigentümerwechsel überhaupt noch gelten, steht im Ratgeber Sanierungspflicht bei Eigentümerwechsel. Was du davon bei der Besichtigung selbst ansehen kannst, steht in der Besichtigungs-Checkliste.

Hausgeldrückstände anderer Eigentümer und Klagen

Zahlt ein Eigentümer sein Hausgeld nicht, fehlt das Geld der ganzen Gemeinschaft. Im Protokoll erkennst du das an Beschlüssen, Rückstände gerichtlich einzutreiben, oder an einer Sonderumlage, die das laufende Konto auffüllen soll. Ein säumiger Eigentümer in einer Anlage mit 60 Wohnungen ist verkraftbar. In einem Haus mit acht Einheiten fehlt bei einem Ausfall schnell rund ein Achtel der laufenden Einnahmen.

Abgeschlossene Gerichtsverfahren innerhalb der Gemeinschaft erkennst du in der Beschlusssammlung an den eingetragenen Urteilsformeln. Laufende Verfahren und Prozesse mit Dritten, etwa mit einer Baufirma, stehen dort nicht. Frag deshalb den Verwalter direkt, ob gerade ein Prozess läuft. Solche Verfahren kosten die Gemeinschaft Geld und binden die Verwaltung.

Streit und Anfechtungen

Eine Anfechtungsklage gegen einen Beschluss muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden (§ 45 WEG). Ein angefochtener Beschluss gilt zunächst, das Gericht kann ihn aber für ungültig erklären. Häufen sich Anfechtungen, kommen Maßnahmen langsamer voran und notwendige Arbeiten bleiben liegen. Lange Protokolle mit vielen Wortmeldungen zum selben Thema sind ein weiteres Zeichen für eine zerstrittene Gemeinschaft.

Verwalterwechsel

Ein einzelner Wechsel der Verwaltung ist normal. Mehrere Wechsel in wenigen Jahren deuten auf Unruhe in der Gemeinschaft hin. Bei jeder Übergabe können Unterlagen und Wissen verloren gehen. Frag nach, warum gewechselt wurde, und prüf, ob die Beschlusssammlung lückenlos weitergeführt ist.

Formulierungen, die Warnsignale sind

Protokolle sind sachlich geschrieben. Die Warnsignale stecken deshalb in unscheinbaren Standardsätzen. Diese Formulierungen sind ein Grund, nachzufragen.

Formulierung im Protokoll	Was dahinterstecken kann	Deine Nachfrage
„Die Eigentümer nehmen den Bericht zur Kenntnis.”	Ein Schaden ist bekannt, beschlossen wurde nichts.	Was wurde berichtet und was ist seitdem passiert?
„Der Verwalter wird beauftragt, Angebote einzuholen.”	Eine Maßnahme wird vorbereitet, die Kosten kommen.	Liegen die Angebote vor und in welcher Höhe?
„Der Tagesordnungspunkt wird vertagt.”	Eine Entscheidung wird geschoben, oft wegen der Finanzierung.	Wann wird neu abgestimmt und wie soll bezahlt werden?
„Die Finanzierung erfolgt über eine Sonderumlage.”	Die Rücklage reicht nicht.	Wie hoch ist der Anteil dieser Wohnung und wann ist er fällig?
„Entnahme aus der Erhaltungsrücklage”	Bei großen Arbeiten normal, bei laufenden Kosten ein Warnzeichen.	Wie hoch ist die Rücklage nach der Entnahme?
„Der Beschlussantrag wird abgelehnt.” (bei notwendigen Arbeiten)	Die Gemeinschaft blockiert, der Schaden wächst.	Gibt es einen neuen Antrag oder eine Klage?
„Ein Sachverständiger soll den Zustand begutachten.”	Der Schaden ist größer als gedacht oder umstritten.	Liegt das Gutachten vor?
„Gerichtliche Geltendmachung der Hausgeldrückstände”	Ein Eigentümer zahlt nicht, der Gemeinschaft fehlt Geld.	Wie hoch sind die Rückstände insgesamt?

Keine dieser Formulierungen ist für sich ein Grund, vom Kauf abzusehen. Sie zeigen dir, wo du eine Zahl brauchst, bevor du rechnen kannst.

Rechenbeispiel: die vertagte Dachsanierung

Ein Haus mit 12 Wohnungen und 850 Quadratmetern Wohnfläche. Du interessierst dich für eine Wohnung mit 72 Quadratmetern für 230.000 Euro. Ihr Miteigentumsanteil beträgt laut Teilungserklärung 85/1.000. In den drei Protokollen findest du diese Einträge.

Versammlung	Eintrag im Protokoll	Was er bedeutet
2023	Bericht über Feuchtigkeitsflecken im Dachgeschoss, zur Kenntnis genommen	Der Schaden ist bekannt.
2024	Verwalter soll drei Angebote für eine Dachsanierung einholen	Die Sanierung wird vorbereitet.
2025	Angebote zwischen 165.000 und 195.000 Euro, Beschluss auf die nächste Versammlung vertagt	Die Kosten liegen auf dem Tisch, die Finanzierung ist offen.

Laut Vermögensbericht liegen 60.000 Euro in der Rücklage. Angenommen, das Dach kostet 180.000 Euro und die Gemeinschaft lässt 20.000 Euro als Polster in der Rücklage stehen. Dann sieht die Rechnung so aus.

Posten	Betrag
Kosten der Dachsanierung	180.000 €
davon aus der Rücklage	40.000 €
Sonderumlage für alle Eigentümer	140.000 €
dein Anteil bei 85/1.000	11.900 €
zum Vergleich: dein Anteil ganz ohne Rücklage	15.300 €

Die 11.900 Euro entsprechen 5,2 Prozent des Kaufpreises und tauchen im Exposé meist nicht auf. Dazu kommt ein zweiter Effekt. Nach der Entnahme liegt die Rücklage bei rund 23,50 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche, vorher waren es gut 70 Euro. Füllt die Gemeinschaft sie wieder auf und erhöht die jährliche Zuführung um 5 Euro pro Quadratmeter, steigt dein Hausgeld um 360 Euro im Jahr, also 30 Euro im Monat. Diesen Teil kannst du nicht auf den Mieter umlegen, er geht direkt von deinem Cashflow ab.

Die Verteilung nach Miteigentumsanteilen ist der gesetzliche Standard (§ 16 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaftsordnung oder ein Beschluss kann einen anderen Schlüssel festlegen. Prüf deshalb, nach welchem Schlüssel die Kosten bei deiner Wohnung tatsächlich verteilt werden.

Mit den 11.900 Euro hast du eine Zahl, mit der du arbeiten kannst. Du rechnest sie in deine Kalkulation ein, sprichst sie in der Preisverhandlung an oder regelst im Kaufvertrag, wer sie trägt. Trägt die Wohnung mit dieser Summe nicht mehr, ist auch das ein Ergebnis der Prüfung.

Wer zahlt eine Sonderumlage, die vor dem Kauf beschlossen wurde?

Gegenüber der Gemeinschaft zahlt, wer im Grundbuch steht, wenn die Sonderumlage fällig wird. So hat es der Bundesgerichtshof entschieden (Urteil vom 15.12.2017, V ZR 257/16). In dem Fall hatte die Gemeinschaft die Sonderumlage im August beschlossen, der Käufer wurde im Oktober ins Grundbuch eingetragen und der Verwalter forderte den Betrag im Dezember an. Der Käufer musste zahlen. Maßgeblich ist der Tag der Fälligkeit. War die Sonderumlage schon vor deiner Eintragung fällig, schuldet sie der Verkäufer der Gemeinschaft. Im entschiedenen Fall nannte der Beschluss keinen Termin und nach damaligem Recht wurde die Umlage erst mit dem Abruf durch den Verwalter fällig. Seit der WEG-Reform 2020 können die Eigentümer den Fälligkeitstermin im Beschluss selbst bestimmen (§ 28 Abs. 3 WEG). Schau deshalb nach, welcher Termin im Beschluss steht. Fehlt er, frag beim Verwalter nach.

Wer die Kosten am Ende wirtschaftlich trägt, ist eine zweite Frage. Zwischen dir und dem Verkäufer entscheidet der Kaufvertrag. Er kann festlegen, dass bereits beschlossene Sonderumlagen beim Verkäufer bleiben, gleich wann sie fällig werden, oder dass sie ab dem Nutzen-Lasten-Wechsel dich treffen. Fehlt eine solche Regelung, zählt zwischen dir und dem Verkäufer in der Regel der Tag, an dem Besitz, Nutzen und Lasten auf dich übergehen (§ 446 BGB). Was danach fällig wird, trägst meist du. Dieser Tag liegt oft vor deiner Eintragung ins Grundbuch, weil er an die Zahlung des Kaufpreises geknüpft ist. Wie das in deinem Vertrag geregelt ist, klärst du vor der Beurkundung mit dem Notar.

Ohne Jurist zu sein, kannst du drei Dinge tun.

1. Frag Verkäufer und Verwalter schriftlich, ob Sonderumlagen beschlossen und noch nicht bezahlt sind und ob größere Beschlüsse in Vorbereitung sind.
2. Sprich das Thema beim Notar an und lies die Klausel zu Sonderumlagen im Vertragsentwurf. Verkauft ein Unternehmer, etwa ein Bauträger, soll der Notar dir den Entwurf im Regelfall zwei Wochen vor der Beurkundung zur Verfügung stellen (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Beim Verkauf von privat an privat gilt diese Frist nicht. Bitte den Notar dann selbst um einen frühen Entwurf.
3. Lass dir vom Verwalter bestätigen, dass der Verkäufer keine Hausgeldrückstände hat. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs haftest du als Käufer grundsätzlich nicht für Rückstände deines Vorgängers. Enthält die Gemeinschaftsordnung aber eine Klausel zur Haftung des Erwerbers, kann das anders aussehen.

Was du mit den Befunden machst

Sortiere jeden Befund in eine von drei Gruppen. Kosten mit einem Betrag wandern in die Kalkulation und in die Verhandlung. Offene Fragen gehen schriftlich an Verkäufer oder Verwalter. Die Antworten legst du zu den Unterlagen. Was sich nicht klären lässt, etwa eine Gemeinschaft im Dauerstreit mit vertagter Großsanierung und dünner Rücklage, ist ein Grund, die Wohnung aus der engeren Wahl zu nehmen. Wo die Protokolle in die gesamte Kaufprüfung passen, zeigt die Checkliste Wohnungskauf. Wie ein zu niedrig angesetztes Hausgeld die Rücklage ausdünnt, steht im Ratgeber Hausgeld bei der Eigentumswohnung. Welche Lasten im Grundbuch stehen, erklärt der Ratgeber Grundbuch lesen.

Wann du fachlichen Rat brauchst

Dieser Artikel zeigt, worauf du beim Lesen der Protokolle achtest und wie du Befunde in Zahlen übersetzt. Er ist ein Prüfergebnis, keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Bei laufenden Klagen, angefochtenen Beschlüssen zu großen Maßnahmen, einer ungewöhnlichen Kostenverteilung oder der Frage, wie eine Sonderumlage im Kaufvertrag geregelt werden soll, ziehst du einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht hinzu oder sprichst mit dem beurkundenden Notar.

Häufige Fragen

Wie viele Jahre Protokolle der Eigentümerversammlung sollte ich vor dem Kauf lesen? Mindestens die letzten drei Jahre, dazu die vollständige Beschlusssammlung. Bei älteren Häusern oder einem Thema, das sich durch alle drei Protokolle zieht, lohnt der Blick fünf Jahre zurück. Viele Sanierungen kündigen sich über mehrere Versammlungen an.

Was ist eine Beschlusssammlung? Die Beschlusssammlung ist die fortlaufend nummerierte Liste der Beschlüsse einer Eigentümergemeinschaft seit dem 1. Juli 2007, mit Ort und Datum. Sie enthält auch Beschlüsse ohne Versammlung und die Urteilsformeln aus Gerichtsverfahren. Der Verwalter muss sie nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG führen.

Darf ich als Kaufinteressent die Beschlusssammlung einsehen? Ein eigenes Recht hast du vor dem Kauf nicht. Der Verkäufer kann dich aber ermächtigen, dann muss dir der Verwalter Einsicht geben (§ 24 Abs. 7 WEG). Eine schriftliche Vollmacht des Verkäufers ist dafür der einfachste Weg.

Wer zahlt die Sonderumlage bei einem Eigentümerwechsel? Gegenüber der Gemeinschaft zahlt, wer bei Fälligkeit im Grundbuch steht, auch wenn die Sonderumlage vorher beschlossen wurde (BGH, V ZR 257/16). Zwischen Käufer und Verkäufer kann der Kaufvertrag etwas anderes regeln. Deshalb gehört eine beschlossene Sonderumlage vor dem Notartermin auf den Tisch.

Gelten alte Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft auch für mich? Ja. Beschlüsse wirken gegen einen neuen Eigentümer, ohne im Grundbuch zu stehen (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG). Eine Ausnahme gilt für Beschlüsse, die auf einer Öffnungsklausel in der Gemeinschaftsordnung beruhen. Sie binden dich nur, wenn sie im Grundbuch eingetragen sind.

Wann muss das Protokoll der Eigentümerversammlung vorliegen? Das Gesetz verlangt, die Niederschrift unverzüglich aufzunehmen, eine feste Frist in Tagen nennt es nicht. Liegt die letzte Versammlung einige Wochen zurück, sollte ihr Protokoll vorliegen. Frag danach, bevor du unterschreibst.

Was mache ich, wenn der Verkäufer die Protokolle nicht herausgibt? Bitte um eine Vollmacht, mit der du die Protokolle beim Verwalter anforderst. Bleiben sie trotzdem aus, kannst du die finanzielle Lage der Gemeinschaft nicht beurteilen. Dann gehört der Kauf zurückgestellt, bis die Unterlagen da sind.

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Drei Jahre Protokolle sind schnell hundert Seiten. In der Objektprüfung von ImmoSis lädst du sie hoch, ein Sprachmodell liest sie und meldet beschlossene Sonderumlagen, eine dünne Rücklage und Widersprüche zwischen den Dokumenten. Die Befunde landen mit geschätzten Kosten im Maßnahmenplan und fließen in die Kalkulation. Bewertet wird danach im festen Prüfmaßstab. Das Prüfergebnis darf deshalb auch „nicht bestanden“ lauten.